La mise sous-pli : faut-il l’internaliser ou l’externaliser ?

La mise sous pli est une action qui s’intègre dans le processus de marketing et de communication. L’opération consiste notamment à mettre un ou plusieurs documents dans une enveloppe. Cette dernière est dédiée à un destinataire précis. La mise sous pli peut être incluse dans la démarche de traitement du courrier dans une entreprise.

Elle peut être réalisée par les soins de la société ou bien confiée à un prestataire. Quelle est alors l’option la plus avantageuse pour une entreprise ?

L’internalisation de la mise sous pli : les enjeux

Procéder à la mise sous pli du courrier destiné à des prospects ou à des clients reste une démarche marketing efficace. Même si à notre époque la digitalisation est un phénomène qui gagne tous les secteurs et aussi celui de l’entrepreneuriat, le courrier papier est encore d’actualité. L’envoi de documents par le biais de la mise sous pli numérique est un processus qui peut se réaliser par des employés de la société. Une équipe sera dédiée pour l’accomplissement de cette tâche et du matériel spécifique est utilisé.

L’internalisation de la mise sous pli présente certains avantages intéressants. Parmi eux, on peut citer :

• Le respect de la confidentialité du courrier,
• Le contrôle total des opérations par l’entreprise,
• Un suivi plus facile des étapes de la démarche.

Par ailleurs, des inconvénients peuvent également être décelés. L’internalisation de la mise sous pli peut engendrer des coûts plus ou moins importants. L’exécution de l’opération peut nécessiter l’achat d’un équipement spécial, et aussi le recrutement d’un ou plusieurs agents auxquels il faudra verser un salaire. Il sera également utile pour l’entreprise de penser à former les agents en question pour un usage optimal des outils nécessaires à la mise sous pli.

Externaliser : des avantages et des inconvénients à considérer

L’externalisation part du principe qu’un service au sein de l’entreprise est pris en charge par un prestataire. Ce dernier est un professionnel, expert dans le domaine en question. Le sous-traitant mettra à la disposition de son client ses moyens humains, mais aussi matériels, ainsi que ses diverses installations. Les objectifs du client et ses recommandations seront consignés dans un cahier de charges. La mise sous pli est un service qui peut être externalisé.

L’opération sera réalisée par un prestataire expérimenté. Par conséquent, l’entreprise peut bénéficier de différents avantages comme :

• Le gain de temps : l’ensemble du processus sera exécuté par le sous-traitant. Ce dernier s’y consacrera exclusivement pour des résultats satisfaisants dans les plus brefs délais.
• La focalisation de l’entreprise sur son cœur de métier : le personnel de la société se concentrera sur l’activité principale de l’entreprise, pour une production optimale.
• La réalisation d’économies sur le budget : pour la mise sous pli externalisée, la firme n’aura pas à effectuer des achats ou autres dépenses liées à l’exécution de la démarche.
• Le gain de compétitivité face à la concurrence : avec des résultats satisfaisants et obtenus rapidement, l’entreprise peut s’aligner par rapport aux performances de ses concurrents.

Pour ce qui est du principal inconvénient de la mise sous pli externalisée, il est à noter que le courrier de l’entreprise sera manipulé par un organisme externe. Cela peut être un risque non négligeable en matière de confidentialité des données de la société, qu’il s’agisse du contenu des documents, mais aussi des coordonnées des destinataires. D’où l’importance d’établir un contrat clair et approprié.

D’une manière générale, il est à constater que l’internalisation et l’externalisation de la mise sous pli présentent tous les deux des avantages qui peuvent aider dans la croissance de l’entreprise. Ce qu’il faut surtout retenir c’est que pour pouvoir choisir entre ces deux techniques, il faudra que la société fasse un inventaire de ses propres besoins. Les moyens à sa disposition devront également être recensés.